Naši partneri:

CASPER

Radia.sk


















 
ZATOČTE S PRACOVNÝM STRESOM, ZAČNITE SVOJMU ČASU ŠÉFOVAŤ


„Buď šťastný, pokým žiješ, pretože m?tvy budeš dosť dlho.“
(staré škótske príslovie)

Možno máte často pocit, že sa váš život podobá skôr na dostihový pretek a všetko vám prerastá cez hlavu. Nestíhate? Ste následkom preťaženia k ľuďom nevrlý či nepozorný? Máte zníženú imunitu? Vzdávate sa svojich predsavzatí už za pár dní? Neustále robíte veci za druhých? Nemáte čas na svoje záľuby a osobný rozvoj? Asi už tušíte, že máte problém... A pravdepodobne takto nechcete existovať ešte o päť či desať rokov.

Ak ste sa v predchádzajúcich riadkoch našli, trpíte stresom. Pojmom stres sa označujú situácie, ktoré spôsobujú napätie alebo sa tento pojem používa pre emočné a psychické reakcie na duševné či telesné ohrozenia. Často sa do stresu dostaneme, ak chceme niečo dosiahnuť. Následkom toho vzniká napätie, medzi tým čo chceme a tým čo skutočne môžeme. Alebo v opačnom prípade - keď niečo urobiť musíme a nechceme. Reakciou na tento tlak je rozčúlenie, ktoré môže prerásť až do záchvatu zlosti. Možno ste typ, ktorý „menší“ stres motivuje k lepšej výkonnosti. Z dlhodobého hľadiska vás však stres ničí, čo sa časom pravdepodobne prejaví na vašom zdravotnom stave. Pre vašu psychiku sú zasa nebezpečné pocity nespokojnosti s vlastným životom či narušené partnerské vzťahy.

Práca nemá len ekonomický aspekt. Ideálne je, ak sa stane i vaším koníčkom a umožní vám ďalej rásť. Ľudia s vyšším intelektom či vzdelaním väčšinou po kariére túžia prirodzene. Ich okolie ich preto občas mylne považuje za workoholikov. Pracovití ľudia si však vedia udržať rovnováhu medzi prácou a súkromím, dokážu oddychovať, tešiť sa na dovolenku. Workoholici naopak neustále premýšľajú nad prácou a nevedia sa jej dočkať. Ako si udržať rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom? Ako byť viac v pohode, pracovať síce menej ale o to úspešnejšie? Začať je potrebné trochu zoširoka - sebariadením.

Vnútorná spokojnosť a schopnosť udržať si kontrolu nad svojím časom sú prejavmi emocionálnej inteligencie. Na to, aby ste sa k nim dopracovali, budete sa musieť naučiť riadiť samých seba – múdro hospodáriť s časom, plánovať, investovať do osobného rozvoja ako človeka, ktorý vie čo chce a nebojí sa pre to niečo urobiť. Sebariadenie je celoživotný proces, pod ktorým rozumieme schopnosť mať svoj život pod kontrolou, nenechať sa vliecť udalosťami, poznať svoje ciele a priority a svoje aktivity k ich naplneniu smerovať.

Zo začiatku je sebariadenie náročné psychicky i časovo. Ak sa však pre neho rozhodnete, budete ho schopný i realizovať a ak vytrváte, vytvoríte si užitočný návyk, ktorý vás bude sprevádzať celý život a po čase začne prinášať i prvé ovocie. Naučíte sa nežiť pod neustálym tlakom ale radostne, mať čas na rozmanité činnosti a priateľstvá, byť na seba hrdý, sústrediť sa na podstatné a nezaoberať sa zbytočnosťami.

Na to, aby ste v živote niečo dosiahli, musíte si vedieť stanoviť motivujúce ale dosiahnuteľné, merateľné a časovo ohraničené ciele. Plánujte dlho dopredu – organizujte si svoju prácu a robte ju včas. Nesnažte sa byť však príliš dokonalý – takáto túžba je prejavom nedostatočného sebavedomia. Uvedomte si, že ak si deň naplánujete na sto percent, okrem vašich drobných zlyhaní, vám ho pravdepodobne nabúra niečo alebo niekto iný. Aby boli vaše ciele skutočne reálne, musíte predtým prehodnotiť svoju súčasnú situáciu – teda spoznať „štartovaciu čiaru“, z ktorej za svojím snom vyrazíte. Uvedomte si však najprv, že na to, aby ste tieto ciele naplnili, budete musieť vykonať určité aktivity, na ktoré si potrebujete nájsť čas. Začnite teda jeho hľadaním.

Máte vôbec prehľad o tom, aké činnosti denne vykonávate a koľko im venujete času? Ak sa do takýchto úvah pustíte a začnete si svoj čas mapovať, asi zažijete viacero nemilých prekvapení. Je vysoko pravdepodobné, že objavíte činnosti, ktorých by ste sa mali zbaviť, obmedziť ich alebo ktoré, by ste mali vykonávať v inom čase a neodkladať kvôli nim dôležité veci na poslednú chvíľu. Začnite jednoducho – každý večer si napíšte približný zoznam činností, ktoré ste počas dňa robili a koľko ste im asi venovali času (hygiena, cestovanie, práca, hra a učenie sa s deťmi, upratovanie, cvičenie, sledovanie TV a pod.). Na konci týždňa ľahko zistíte, ktoré aktivity sú dôležité a ktoré vám pohlcujú čas zbytočne. Suma sumárum, možno prídete na to, že ste schopný päť – šesť hodín v týždni využiť rozumnejšie.

Ak sa s tým teraz rozhodnete niečo urobiť, nezaťažte sa hneď veľkým množstvom predsavzatí, skomplikujete si život a prípadný neúspech by vás mohol už na začiatku odradiť. Dôležitejšie je, aby ste si vôbec vytvorili návyk o využití času premýšľať, s cieľom tráviť ho užitočne a efektívne. Preto si zo zoznamu vyberte jednu, dve položky s najvýznamnejším dopadom na váš čas a zbavte sa ich. Ak ide o negatívny návyk, zabojujte s ním systémom pozitívnych stimulov - odmeňte sa za splnenú úlohu, neskôr už odmeny nebudete potrebovať. Vypestujete si tak zároveň silnú vôľu.

Až teraz stojíte pred úlohou, ktorou vstupujete do manažmentu času. Čaká vás rozhodnutie o tom, ako rozdeliť svoj čas medzi činnosti, ktoré ste vyhodnotili ako dôležité. Týždeň (má 168 hodín) si rozdeľte na čas venovaný rodine, práci, sebe a spánku – najlepšie, ak si to znázornite graficky. Pokúste sa medzi jednotlivými sférami dosiahnuť rovnováhu. Vyhraďte si čas na spánok, 56 hodín týždenne, na tom sa neoplatí šetriť. Ďalších 112 hodín potom rozumne rozložte medzi ostatné sféry. Ak pracujete na plný úväzok, pravdepodobne venujete minimálne 42,5 hodiny týždenne práci. Rovnako doplňte jednotlivé sféry ostatnými aktivitami, ktoré ste v zozname označili za dôležité. Ako sa vám budú jednotlivé sféry zapĺňať, zistíte, kde máte ešte rezervy a môžete pridať a kde by ste, naopak, mali pribrzdiť. Ak na to pôjdete rozumne, môžete efektívne využívať aj rôzne časové straty a prestoje (cesta do práce, čakanie u lekára) napríklad na premýšľanie, plánovanie, vybavovanie telefonických hovorov, čítanie alebo učenie sa cudzieho jazyka.

Na tom, že by sme chceli pracovať čo najmenej, sa zhodneme asi všetci. Preto tento systém aplikujte samostatne aj na čas, ktorý trávite v práci. Pravdepodobne zistíte, že by ste mohli pracovať efektívnejšie, a ušetrený čas venovať rodine, sebe či si jednoducho prispať. Aby ste v redukcii pracovného času uspeli, budete musieť opäť sledovať jednotlivé činnosti i čas, ktorý vám zaberajú. Úsporu však dosiahnete až vtedy, ak zmeny, ktoré ste si naplánovali aj uskutočníte. Veľmi vám pri tom môže pomôcť ak si uvedomíte, ako vám v priebehu dňa kolíše výkonnosť. U väčšiny ľudí sa zmeny výkonnosti počas dňa pravidelne opakujú a možno ich odsledovať už po týždni pozorovania. Okrem vnútorného nastavenia však výkonnosť ovplyvňujú aj vonkajšie podmienky – napríklad to, do akej miery ste v práci vyrušovaný a teda akú máte možnosť sa sústrediť. Preto by ste sa mali pokúsiť plánovať si najdôležitejšie a najnáročnejšie činnosti v najkvalitnejšom čase - keď máte najvyššiu výkonnosť aj pokoj. Napríklad, než vám začnú v práci drnčať telefóny a spomenie si na vás váš šéf, využite čas na plánovanie. Toto môžete následne zúročiť na porade alebo pri stretnutiach so zákazníkmi. Navyše, ak si budete čas, kedy nechcete byť v práci rušený, plánovať na rovnakú dobu počas dňa, vaši spolupracovníci si na to časom zvyknú a budú to rešpektovať.

Ak sa riadite heslom, že poriadok je pre hlupákov - inteligent zvláda chaos, robíte chybu! Takýto inteligent má väčšinou len malú výkonnosť. Preto sa snažte zaviesť si do života systém. Svoje predsavzatia zmeňte na návyky. Až sa vám zautomatizujú, nebudete sa už do nich musieť nútiť a vždy si na ne nájdete čas. Zo začiatku vás to možno bude stáť veľa sebazaprenia. Pomôcť vám opäť môžu pozitívne stimuly.

Denný plán sa vám podarí ľahšie dodržať, ak si rutinné úlohy alebo tie, ktoré „nemusíte“ a napriek tomu vás neminú, spojíte s príjemnejšími pevnými medzníkmi dňa (ranná káva, obedňajšia prestávka, odchod z práce). Vždy však najprv vybavte onú nepríjemnosť až potom kávičku.
Úlohy, ktoré nemáte zautomatizované si zapisujte a buďte dôsledný – zapíšte si ich hneď, ako vám prídu na myseľ alebo sa vyskytnú. Ak budete v hlave držať kopec každodenných povinností, nikdy nebudete schopný premýšľať s nadhľadom a dostatočne dopredu. Preto ich z hlavy premiestnite na papier a tie, ktoré sa vám podarí vybaviť, vyškrtnite. Uvidíte, aký vám to prinesie pôžitok. Pokiaľ je to len trochu možné, neodkladajte prácu na zajtra, nikdy neviete, či vám niečo nespraví škrt cez rozpočet. Ak budete z práce odchádzať „od čistého stola“, doma budete môcť myslieť len na rodinu.
Naučte sa povedať nie, efektívne vyhľadávať informácie a požiadať o pomoc. Určité činnosti môžete odmietnuť alebo delegovať na niekoho iného. Ak si s problémom neviete rady, žiadajte o pomoc - vo svojom okolí, na internete a pod.. Veľa informácií môžete nájsť cez vyhľadávače, odborné rady v poradniach a v diskusiách na špecializovaných portáloch.
Ak si ešte stále myslíte, že to čo si neurobíte sami, nik za vás neurobí alebo určite nie tak dobre, spamätajte sa! Schopnosť delegovať prácu je prejavom vyspelého sebavedomia. Uvedomte si, že ak presuniete určité činnosti na svojich podriadených, dávate im šancu niečo sa naučiť, prípadne vytvoriť si pozitívny návyk. Výsledok profesionálne kontrolujte. A to tak, že už pri zadaní definujete, podľa akých kritérií ho budete hodnotiť. Vyhnete sa tým nedorozumeniam i opätovnému vykonávaniu činností. Nebuďte perfekcionisti – nezabíjajte čas detailmi, ktoré nik neocení.

Typickými požieračmi pracovného času sú neohlásené návštevy a porady. Rozhodnite sa, ako budete s neohlásenými návštevami nakladať a naučte ostatných aby si schôdzky s vami plánovali dopredu. Na neplánované stretnutie totiž asi nebudete pripravený a nebudete sa môcť dobre rozhodovať. Nehovoriac o tom, že vám takáto schôdzka nabúra denný plán.

Ešte väčším problémom zvyknú byť neproduktívne porady. Aj čas strávený na poradách, však môžete kontrolovať, za predpokladu, že plán porady vopred stanovíte čo najkonkrétnejšie a určíte si čas, počas ktorého sa budete jednotlivým bodom venovať. Takto dáte šancu kolegom, ktorých sa niektoré body v programe týkajú, aby sa zúčastnili len tej časti porady, kde je ich prítomnosť skutočne potrebná a aby prišli pripravení a včas. Nediskutujte na porade o veciach, o ktorých nemôžete rozhodnúť a neodchyľujte sa od programu. Evidujte rozhodnutia a úlohy, ktoré z nich vyplynú, vrátane termínov a osôb, ktoré sú za ich plnenie zodpovedné. Zápis dajte k dispozícii písomne všetkým dotknutým osobám.

Veľa ľudí má sklon tráviť v práci veľa času nad elektornickou poštou. Časť z vašich e-mailov, si však vôbec nezaslúži, aby ste jej venovali pozornosť. Čas trávený čítaním elektronickej pošty si tiež môžete pevne začleniť do denného plánu. Robte tak pravideľne a dodržujte ho. Nebojte sa, že vám utečie niečo dôležité, ak by sa skutočne niečo také vyskytlo, budú sa vás snažiť kontaktovať aj iným spôsobom. Adresy osôb, s ktorými potrebujete komunikovať si hneď ukladajte do adresára, nebudete ich musieť následne vyhľadávať. Nastavte si automatické vkladanie podpisu do e-mailov. Používajte čo najmenej svojich adries – najlepšie jednu pracovnú a jednu súkromnú. Nepíšte dlhé e-maily, zdržujete tým druhých, rozsiahlejšie správy patria do príloh. Výstižne formulujte aj predmet správy. Ak na e-mail nevyžadujete odpoveď, dajte to adresátovi vedieť - zbytočná zdvorilostná odpoveď vás tiež oberá o čas.

Vypínajte mobil, nevolajte ľuďom späť, ak to nie je nutné, používajte na jednoduché správy SMS-ky. Ak potrebujete telefonicky vybaviť niečo dôležité, dohodnite sa s dotyčným, kedy si zavoláte tak, aby ste na to mali dostatok času a pokoja. Zabránite tak možno odreným blatníkom. Ak práve robíte niečo, na čo sa potrebujete sústrediť, nenechajte sa vyrušovať. Oznámte ostatným, kedy sa im budete môcť opäť venovať. Nevybavujte osobne, čo sa dá vybaviť e-mailom a neriešte písomne to, čo sa dá vyriešiť telefonicky.
Ak v spôsobe, akým vykonávate vašu prácu alebo v práci svojich kolegov narazíte na nejaký problém, poznamenajte si ho. Ak sa bude opakovať, pokúste sa túto nepríjemnosť odstrániť. Ak si myslíte, že systém vo vašej firme je zlý a nie je možné na ňom čokoľvek meniť, nehádžte hneď flintu do žita. Pozrite sa na to inak – možno zistíte, že tam už nechcete ďalej pracovať, že si chcete založiť vlastnú firmu alebo sa s tým predsa len pokúsite niečo urobiť a pomôcť tak sebe aj kolegom. A ak ste už dospeli k rozhodnutiu, že je na čase niečo zmeniť, za zmenu bojujte! Nenechajte sa odradiť „odborníkmi“, ktorí tvrdia, že to takto robia už dvadsať rokov. Možno, že to robia už dvadsať rokov zle.